Штатний розпис: розроблення тазатвердження

Чи обов'язково складати штатний розпис?

Останнім часом у професійній пресі точаться дискусії щодо обов'язковості чи необов'язковості складання штатного розпису. Дехто наполягає на тому, що право вирішувати, потрібен чи ні в організації такий документ, належить її керівництву, оскільки жоден нормативний акт не зобов'язує роботодавця його створювати.

Справді, прямої вказівки про те, що штатний розпис має бути розроблений та затверджений на кожному підприємстві, в установі, організації (далі – підприємство), немає. Проте існує безліч непрямих доказів, що без цього документа вашому підприємству не обійтись.

Так, зокрема, стаття 64 Господарського кодексу України від 16 січня 2003 р. № 436-IV містить положення про те, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. за № 576/3016) затверджено Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів. Цей Перелік, який призначено для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами – суб'єктами підприємницької діяльності, визначає такі терміни зберігання документів, що стосуються штатів:

штатні розписи та переліки змін до них:

а) за місцем складання – постійно в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких надходять до державних архівів, та упродовж 3 років в установах, організаціях, на підприємствах, документи яких не надходять до державних архівів;

б) в інших організаціях – упродовж 3 років;

проекти штатних розписів, документи (довідки, висновки, відгуки) з їх розроблення – упродовж 3 років;

листування про затвердження та зміну штатів – упродовж 1 року.

Відповідно до пункту 10.1 Інструкції про порядок проведення ревізій та перевірок по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затвердженої постановою Правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 19 вересня 2001 р. № 38, наявність штатного розпису та штатно-посадових книг перевіряє ревізійна група Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності при проведенні ревізій та перевірок підприємств щодо цільового використання коштів Фонду.

Якщо діяльність вашого підприємства пов'язана з наданням послуг з перевезення пасажирів, вантажів повітряним транспортом, то вас, напевне, зацікавить пункт 5.4 Порядку контролю за додержанням Ліцензійних умов провадження господарської діяльності з надання послуг з перевезення пасажирів, вантажів повітряним транспортом та Ліцензійних умов провадження господарської діяльності з виконання авіаційно-хімічних робіт, затвердженого наказом Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва, Міністерства транспорту України від 1 липня 2002 р. № 70/434 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 24 липня 2002 р. за № 607/6895), який передбачає: при перевірці суб'єкта господарювання щодо відповідності організаційним вимогам ліцензіат надає штатний розпис, що підтверджує укомплектованість служб фахівцями спеціальної підготовки відповідно до Правил сертифікації експлуатантів.

Нарешті, у листі Міністерства праці та соціальної політики України від 27 червня 2007 р. № 162/06/187-07 йдеться про те, що прийняття, затвердження керівником підприємства штатного розпису здійснюється шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказу), який визначатиме кількість працівників кожної професії з розподіленням штатних одиниць по структурних підрозділах підприємства.

Також у цьому листі зазначається, що питання, пов'язані з обліком штатних працівників, регулюються Інструкцією зі статистики кількості працівників, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 28 вересня 2005 р. № 286 (зареєстровано у Міністерстві юстиції України 30 листопада 2005 р. за № 1442/11722), дія якої поширюється на всіх юридичних осіб, їхні філії, представництва та інші відокремлені підрозділи, а також на фізичних осіб – підприємців, які використовують найману працю. 

Отже, як підсумовується у розглядуваному листі Мінпраці, з урахуванням необхідності забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення й оплату праці, затвердження штатного розпису на підприємстві є обов'язковим, а його відсутність слід вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець нестиме адміністративну відповідальність у відповідності з частиною 1 статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 7 грудня 1984 р. № 8073-X.

Сподіваємось, сумнівів щодо необхідності складання штатного розпису у вас не залишилося. Давайте з'ясуємо питання: хто і коли розробляє штатний розпис? як оформлюється і ким затверджується цей важливий документ?

Хто повинен складати штатний розпис?

Однозначної відповіді на це запитання немає. На різних підприємствах обов'язки зі складання штатного розпису покладаються на різні структурні підрозділи. Нерідко вибір керівництвом виконавця цієї почесної місії залежить від розмірів підприємства (кількості працівників). Так, на малих підприємствах і у фізичних осіб – підприємців, де немає ні відділу кадрів, ні, тим більше, відділу організації й оплати праці, складанням штатного розпису займається бухгалтер, секретар, або, навіть, і сам керівник. На середніх підприємствах, як правило, вже є відділ кадрів чи служба персоналу і, відповідно, функції зі складання штатного розпису передаються їм. На великих підприємствах, які мають у своєму складі не лише відділи кадрів чи служби персоналу, але й відділи організації й оплати праці, штатний розпис розробляють саме вони.

Отже, керівник підприємства визначився з тим, який структурний підрозділ підприємства і хто з посадових осіб конкретно відповідатиме за розроблення штатного розпису. З цього приводу він видає наказ, примірну форму якого ми наводимо у Додатку 1.

Варто зауважити, що формування штатного розпису досить непростий процес, який складається з декількох етапів і передбачає залучення як фахівців кадрової служби, так і економістів.

Перед тим як починати створювати проект штатного розпису, необхідно визначитися з організаційною структурою підприємства. Документ, що має назву «Структура і штатна чисельність», готують за формою, запропонованою у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (схвалено Методичною комісією Державного комітету архівів України 20 червня 2006 р.; протокол № 3) та наведеною у Додатку 2. Проте варто зазначити, що організаційну структуру підприємства можна відобразити й у графічному вигляді, що полегшить її сприйняття, дасть змогу наочно побачити підпорядкованість підрозділів підприємства, як вертикальні, так і горизонтальні зв'язки між ними.

Ще одним документом, на підставі якого складатиметься штатний розпис, є «Схема посадових окладів». Відповідно до статті 97 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) та статті 15 Закону України «Про оплату праці» від 24 березня 1995 р. № 108/95-ВР (далі – Закон про оплату праці) форми і системи оплати праці, норми праці, розцінки, тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, умови запровадження та розміри надбавок, доплат, премій, винагород та інших заохочувальних, компенсаційних і гарантійних виплат встановлюються підприємствами самостійно у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (регіональними) угодами. У разі коли колективний договір на підприємстві не укладено, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний погодити ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, а у разі його відсутності – з іншим уповноваженим на представництво органом.

Схема посадових окладів являє собою повний перелік найменувань, необхідних для функціонування підприємства посад, для кожної з яких визначено розміри посадових окладів (Додаток 3). У Схемі передбачають два розміри посадового окладу – мінімальний і максимальний. Так звана «вилка» посадових окладів дає змогу диференціювати рівень оплати працівників, які виконують однакову роботу з різними результатами, мотивує їх до підвищення рівня своєї кваліфікації, сприяє відповідальному їх ставленню до обов'язків.

Звертаємо вашу увагу, що з метою упорядкування оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери, а також створення механізму підтримання на постійному рівні оптимальних міжгалузевих та міжпосадових співвідношень в оплаті праці Кабінет Міністрів України своєю постановою від 30 серпня 2002 р. № 1298 (далі – Постанова № 1298) затвердив Єдину тарифну сітку розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери. Цією постановою, зокрема, затверджені:

• Схема тарифних розрядів посад керівних, наукових, науково-педагогічних, педагогічних працівників, професіоналів, фахівців та інших працівників бюджетних установ, закладів та організацій;

• Схема тарифних розрядів посад (професій) професіоналів, фахівців, керівників інших структурних підрозділів і технічних службовців, загальних для всіх бюджетних установ, закладів та організацій;

• Схема тарифних розрядів посад (професій) робітників, загальних для всіх бюджетних установ, закладів та організацій;

• Ставки погодинної оплати праці працівників усіх галузей економіки за проведення навчальних занять.

Розроблення проекту штатного розпису

Визначившись з організаційною структурою і схемою посадових окладів, приступаємо до складання проекту штатного розпису. Для цього можна скористатися типовою формою штатного розпису, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28 січня 2002 р. № 57, а можна розробити свою. Головне, щоб у штатному розписі були передбачені графи, де зазначаються назви структурних підрозділів і посад, кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки і доплати, фонд заробітної плати на місяць (див. Додаток 4).

Створення форми штатного розпису варто розпочинати із зазначення найменування підприємства – воно має бути вказане у відповідності з найменуванням, поданим в установчих документах. У разі коли підприємство має і повне і скорочене найменування, допускається використання будь-якого з них.

Далі проставляється номер документа. Для підприємств, де штатний розпис змінюється часто, бажано ввести окрему нумерацію для штатного розпису з літерним позначенням (наприклад – ШР). Обов'язково оформлюють гриф затвердження, в якому зазначають посаду, ініціали та прізвище особи, уповноваженої затверджувати штатний розпис, і передбачають місце для підпису та дати затвердження.

Дата затвердження штатного розпису не завжди збігається з датою його введення, тому варто передбачити рядок, в якому буде зазначено певну дату, з якої штатний розпис вступає в дію.

Найменування і код структурного підрозділу

У першій графі форми штатного розпису зазначається найменування структурного підрозділу. Якщо йдеться про комерційне підприємство, то, як правило, немає ніяких обмежень щодо найменування структурних підрозділів. Звертаємо увагу лише на вимоги термінології та загальноприйняті поняття й визначення (небажано називати структурні підрозділи, використовуючи малозрозумілі іноземні слова). Проте існують підприємства, в яких від назви структурного підрозділу, зазначеної у штатному розписі, залежить низка пільг, що надаються працівникам при виході на пенсію (наприклад, медичні та освітні заклади, підприємства, до складу яких входять виробництва зі шкідливими умовами праці).

Завдання з правильного зазначення у штатному розписі найменувань структурних підрозділів покладається на службу кадрів або відділ організації та оплати праці. Для полегшення цієї роботи можна використовувати:

• Національний класифікатор України ДК 003:2005 «Класифікатор професій»;

• Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП);

• Список виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну додаткову відпустку (затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17 листопада 1997 р. № 1290);

• Перелік виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими умовами праці, робота в яких дає право на скорочену тривалість робочого тижня (затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 21 лютого 2001 р. № 163);

• Список № 1 виробництв, робіт, професій, посад і показників на підземних роботах, на роботах з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці, зайнятість в яких повний робочий день дає право на пенсію за віком на пільгових умовах (затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 16 січня 2003 р. № 36);

• Список № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників на роботах із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість в яких повний робочий день дає право на пенсію за віком на пільгових умовах (затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 16 січня 2003 р. № 36).

Найменування структурних підрозділів організації зазначаються відповідно до груп:

• керівництво або адміністративна частина (до таких підрозділів відносяться дирекція, бухгалтерія, відділ кадрів тощо);

• виробничі підрозділи;

• допоміжні або обслуговуючі підрозділи.

У штатних розписах більшості комерційних підприємств розташування найменувань структурних підрозділів відповідає наведеному порядку. Виняток складають торговельні підприємства, оскільки в них немає виробничих підрозділів, а існують лише відділи збуту або комерційні відділи, які тісно пов'язані з логістичними підрозділами (останні у такому разі є обслуговуючими). Допоміжними підрозділами, як правило, називають відділ постачання, ремонтні служби тощо.

Код структурного підрозділу зазвичай означає місце структурного підрозділу в ієрархічній структурі підприємства. Його також використовують при складанні номенклатури справ, для організації ведення документообігу (особливо це стосується великих підприємств). Засобами кодування позначають місце більш дрібних підрозділів у структурі великих. Наприклад, департаменти поділяються на управління, а управління, у свою чергу, – на відділи, відділи – на групи і т. ін. Якщо департамент позначається цифровим кодом 01, то управління у складі цього департаменту матиме код 01.01, а, скажімо, відділ – 01.01.01.

Заповнення графи «Посада (спеціальність, професія)»

Графа штатного розпису, яка має назву «Посада (спеціальність, професія), розряд, клас, кваліфікаційна категорія», заповнюється відповідно до найменування професій і посад, зазначених у «Класифікаторі професій». Забігаючи наперед, зауважимо, що саме таке найменування посади заноситься до трудової книжки працівника. На жаль трапляються випадки, коли найменування однієї й тієї самої професії чи посади, наведені у Класифікаторі професій та, скажімо, у Списку виробництв, робіт, професій, посад і показників, зайнятість в яких дає право на пенсію за віком на пільгових умовах, не збігаються. На наш погляд, у такому разі слід використовувати найменування посади чи професії, зазначене у Списку, оскільки від цього залежатиме, чи матиме працівник пільги, зокрема при виході на пенсію, чи ні.

Що стосується послідовності заповнення цієї графи, то вона є індивідуальною для кожного структурного підрозділу і враховує специфіку конкретного підприємства. Як правило, спочатку розміщуються посади керівника структурного підрозділу, його заступників, далі – головних і провідних фахівців, потім – посади виконавців. Якщо у складі структурного підрозділу є як інженерно-технічний персонал, так і робітники, то їх посади зазначають саме в такій послідовності.

Оскільки штатний розпис є елементом планування робочої сили, то у ньому вказуються й відомості про вакантні посади.

Що таке «штатна одиниця»?

Штатна одиниця – це певна посада у конкретному підрозділі підприємства. Кількість штатних одиниць підприємств, що фінансуються з державного бюджету, визначається, як правило, вищестоящими організаціями. Кількість штатних одиниць комерційного підприємства залежить, зокрема, від його потреб у тих чи інших видах робіт, терміновості їх виконання, економічної доцільності.

У нашому прикладі (див. Додаток 4) до штатного розпису внесено 0,5 посади бухгалтера. Як правило, у такому разі робота виконується працівником-сумісником, праця якого оплачується в розмірі 50 % від повного посадового окладу, встановленого для основного працівника. Дехто з працівників служб персоналу помилково вважає, що посади працівників, які виконують роботу за сумісництвом, не потрібно вносити до штатного розпису. У штатному розписі підприємства обов'язково мають бути передбачені не лише посади основних працівників, але й посади, на які запрошуються працівники-сумісники. Зверніть увагу, що у графі «Кількість штатних одиниць» штатним розписом за посадою сумісника може бути передбачена як 1 штатна одиниця, так і 0,5 штатної одиниці, або навіть й менше.

Як встановити посадовий оклад?

Стаття 94 КЗпП та стаття 1 Закону про оплату праці передбачають, що за виконану роботу власник або уповноважений ним орган виплачує працівникові заробітну плату. Заробітна плата залежить від складності та умов виконуваної роботи, професійно-ділових якостей працівника, результатів його праці та господарської діяльності підприємства і максимальним розміром не обмежується.

Конкретні розміри окладів (тарифних ставок) і відрядних розцінок робітникам, посадових окладів службовцям, а також надбавок, доплат, премій і винагород встановлюються власником або уповноваженим ним органом з урахуванням зазначених вище вимог. При встановленні окладу чи тарифної ставки слід керуватися вимогами, що їх містять акти трудового законодавства, а також локальні нормативні акти – Положення про оплату праці в організації, Положення про преміювання тощо.

Варто наголосити, що відповідно до статті 95 КЗпП та статті 3 Закону про оплату праці державною соціальною гарантією обов'язковою на всій території України для підприємств усіх форм власності і господарювання та фізичних осіб є мінімальна заробітна плата – законодавчо встановлений розмір заробітної плати за просту, некваліфіковану працю, нижче якого не може провадитися оплата за виконану працівником місячну, погодинну норму праці (обсяг робіт).

Розмір мінімальної заробітної плати, який діє з 1 січня 2008 року, встановлено на підставі Закону України «Про Державний бюджет України на 2008 рік та про внесення змін до деяких законодавчих актів України» від 28 грудня 2007 р. № 107-VI.

Розміри мінімальної заробітної плати на 2008 рік >>>

Зауважте, що до мінімальної заробітної плати не включаються доплати, надбавки та інші заохочувальні виплати, а також виплати за роботу в умовах, що відрізняються від нормальних, за роботу в особливих кліматичних умовах і на територіях, що зазнали радіоактивного забруднення, інші компенсаційні та соціальні виплати.

Що таке «надбавки» і «доплати»?

Чинним трудовим законодавством чітко не визначені поняття «надбавки» та «доплати».

З огляду на загальноприйняті положення, можна визначити доплати як виплати, що нараховуються працівникам додатково до посадових окладів (тарифних ставок) за особливі умови праці або режим роботи. Конкретний розмір доплати може встановлюватися роботодавцем із врахуванням позиції представницького органа працівників, колективним договором або бути обумовленим у трудовому договорі. Наразі у багатьох бюджетних організаціях діють галузеві нормативно-правові акти, які регулюють розміри доплат для працівників галузі.

Доплати можна встановлювати, зокрема:

• за суміщення професій (посад);

• за розширення зони обслуговування або збільшення обсягу робіт;

• за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника;

• за інтенсивність праці;

• за багатозмінний режим роботи;

• за роботу в нічний час;

• за роботу у важких і шкідливих умовах праці;

• за ненормований робочий день;

• за роз'їзний характер праці.

Надбавки до заробітної плати – це виплати понад установлений посадовий оклад (тарифну ставку), які стимулюють працівників до досягнення більш високих виробничих показників, підвищення професійної майстерності й продуктивності праці. Як правило, надбавки встановлюються за результатами атестації працівників рішенням кваліфікаційної або атестаційної комісії.

Надбавки можна встановлювати, наприклад:

• за вислугу років;

• за вчений ступінь;

• за високу професійну майстерність;

• за класність водіям автомобілів;

• за високі досягнення у праці;

• за виконання особливо важливої роботи (на строк її виконання);

• за використання в роботі іноземних мов.

Існують дві основні форми розрахунку доплат і надбавок:

• відсоткова – доплата чи надбавка встановлюється у відсотках від посадового окладу (тарифної ставки). У разі зміни розміру посадового окладу (тарифної ставки) автоматично змінюється і розмір доплати чи надбавки;

• фіксована сума – доплата чи надбавка залишається постійною навіть за умови зміни розміру посадового окладу (тарифної ставки), якщо інше не передбачено колективним договором, трудовим договором чи локальним нормативним актом.

У відповідному стовпчику штатного розпису робиться відмітка про те, в якому розмірі і за що встановлено ту чи іншу доплату або надбавку.

Затвердження штатного розпису

Після погодження й прийняття підготовленого проекту штатного розпису керівник підприємства видає наказ про його затвердження (див. Додаток 5). Цей документ є наказом з основної діяльності, а не наказом з особового складу, як часто помилково вважають. Зазвичай накази з основної діяльності містять дві частини: констатуючу та розпорядчу. У наказі про затвердження штатного розпису констатуюча частина може бути відсутня, оскільки ніяких додаткових пояснень для введення в дію штатного розпису давати не потрібно. Отже, він може відразу починатися зі слова НАКАЗУЮ. Якщо ж необхідність затвердження нового штатного розпису викликана певними причинами, їх варто вказати.

На підприємствах з великою кількістю посад і працівників доцільно розробляти й затверджувати штатні розписи окремо для кожного структурного підрозділу.

Додаток 1

Додаток 2

Додаток 3

Додаток 4

Додаток 5